Meetings No 55
Intro
Strategisk mötesutveckling
Skåne lyfter upp möten på agendan i regionledningen.
Cover Story
Jan Lundgren, pianist
Improvisation är som ett språk med många nyanser.
Psykologiska Möten
Igår möttes vi på andra sätt
Hans Gordon: När man ser sig omkring är det mesta något annat.
Radar
Imex
Över 100 seminarier, interaktiva workshops och ”camp-fires”.
Samarbete
Ali Kazemi, professor
Forskning ska komma samhället till nytta.
Intermission
Boken Lunch with the FT
Ett urval av 52 klassiska intervjuer. Läs och njut.
Wildhuss
Mötets roll i finansiell kommunikation
Rikard Wildhuss om möteskommunikation.
Sharma
10 Quotes That Changed My Life
Robin Sharma berättar vilka de är.
Radar
Association Day
Imex höjer kunskapsnivån på seminarier och utbildningar.
Event
De lågt hängande frukterna är plockade
Möten och event är inga självspelande pianon.
Hjärnkoll
Aram Seddigh, Stressforskningsinstitutet
Sambanden mellan olika kontorstyper och hälsa.
Kellerman
Det tredje steget
Varför saknar Sverige utbildning i …
platsannonser
nyheter
framtidsplanering
Petter A. Stordalen överlåter
Strawberry Holding-ägarskapet till barnen.
Nytt hotell
Rekordmånga säsongstjänster
när Furuvik bygger nytt Havshotell.
Starkt initiativ
Nordic Choice Hotels
inrättar advokathjälp för utvisningshotade medarbetare.
viktiga möten
Klimatförändringar ger stora effekter för Östersjön
– lokala åtgärder och samarbete nödvändigt.
stora möten
Ytterligare ett fullspäckat år
på Karlstad CCC.
Omvärldsanalys
Resandet i världen
ökade kraftigt under 2017.
Jubileum
Svenska Mässan
fyller 100 år.
på nytt uppdrag
Didier Scaillet
ny vd för SITE och SITE Foundation.
forskning skapar möten som skapar kunskap
Mittuniversitetet
blir partner i Treesearch.
på nytt uppdrag
Maria Larsson
ny CFO för AccorHotels Europa.
Länkar
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo

Warning: getimagesize(images/images_issues/mi55/aram_seddigh__sara_appelgren.jpg): failed to open stream: Filen eller katalogen finns inte in /home/u/u0480172/meetingsinternational.com/www/articles.php on line 48
Aram Seddigh, Stressforskningsinstitutet

Hans forskning handlar bland annat om sambanden mellan olika kontorstyper och hälsa, trivsel samt produktivitet hos medarbetare. Aram Seddigh skriver om sin forskning på kontorslandskap.org.

En dansk arkitekt sa att förr satt vi i enskilda kontorsrum och gick ut till allmänna lokaler. Nu sitter vi i gemensamma utrymmen och går till tysta rum eller mötesrum. Varför bygger vi kontorslandskap?

– Det finns ekonomiska skäl, till exempel fler personer på samma yta, billigare städning och övervakning. Många företag styrs också av tanken att man ökar kommunikationen. Det handlar även om att man vill göra något mer tilltalande estetiskt.

Varför har du intresserat dig för det här?

– Det är ett område som är fascinerande av flera skäl. Kontoret är en viktig plats för den huvudsakliga arbetsuppgiften, men det ska också förenkla andra organisatoriska processer som är betydelsefulla för arbetet, exempelvis ledarskap och kommunikation. Även om mitt nuvarande fokus är mycket på fysiska attribut i olika typer av kontor, som tillgång till mötesrum och plats i landskapet, så har jag införlivat vilka arbetsuppgifter man utför. Jag får en bredare ingång i det hela.

Vilka är för- respektive nackdelarna om vi jämför cellkontor, det vill säga enskilda kontorsrum, med kontorslandskap när det gäller hälsa, trivsel, produktivitet och olika arbetsuppgifter?

– Om det man ska göra kräver mycket enskilt, koncentrerat arbete som inte kan automatiseras ökar behovet av avskildhet. Medan ett arbete som är väldigt repetitivt och automatiserat, det vill säga att man kan genomföra det utan att ägna för mycket tankeverksamhet åt uppgiften, påverkas mindre av störningar i miljön.

Vad kan det vara för typ av arbeten?

– Det kan till exempel vara administrativa arbetsuppgifter och bokföring. Man kan också tänka sig att erfarenhet av yrket gör att effekterna av distraktioner inte blir lika påfrestande.

När vi arbetar med exempelvis administration krävs det ingen tid att komma in i arbetsuppgiften igen om vi blir störda. Till skillnad mot arbetsuppgifter som kräver mer eftertanke.

– Ja, i samband med att arbetsuppgifter har blivit automatiserade krävs mindre eftertänksamhet. I samma stund som du registrerat uppgifterna behöver du inte hålla kvar informationen i hjärnan, inte registrera att det var nummer tretton du just skrev in. Men när du sitter och tänker och exempelvis formulerar en text, behöver du ha kvar början på meningen så att du kan avsluta den, men också vad du tidigare har skrivit och vart du är på väg, så att texten blir sammanhängande.

Tappar vi något? Är det något som blir sämre när vi sitter tillsammans med andra?

– Generellt är det väldigt tydligt att man upplever att antalet distraktioner ökar i kontorslandskap. Det kanske är ett mått på produktivitet.

Katarina Gospic, som jag intervjuade i Meetings International #47 2011, skriver att de som arbetar i ett kontorslandskap blir avbrutna var elfte minut, enligt en amerikansk studie. Det motsvarar 43 gånger under en arbetsdag. Och varje gång tar det upp till 25 minuter att komma tillbaka mentalt till den ursprungliga arbetsuppgiften. Räknar man ihop den tiden verkar det som om man aldrig riktigt är helt fokuserad på sin arbetsuppgift.

– Intressant. Det är svårt att hitta forskning om det här. Jag läste en liknande studie där forskarna kom fram till att det tar femton minuter att komma tillbaka till sitt flow efter att man blivit avbruten, och jag har också sett studier som visat att man blir avbruten så ofta som var sjätte minut.

Någon har sagt att det kanske kan ta två timmar innan du är tillbaka i samma mentala nivå, om du är inne i en krävande tankeprocess, och ibland kommer du aldrig tillbaka till samma mentala nivå. Har du en jättebra idé kanske du inte kan återkomma till den för att du blev avbruten av en mobiltelefon eller att någon bredvid dig talar i telefon.

– Det beror på vad man gör, individens förmåga och hur man hanterar den här typen av störningar. Öppna miljöer kräver mer av individen när vi ska sätta oss ner och koncentrera oss. Du måste hitta strategier för att undkomma störningar.

Vad kan det vara?

– Rent psykologiskt handlar det om att fokusera snabbt på det du ska göra istället för att bli irriterad, vilket är en förståelig reaktion när man är stressad. Här handlar det om att hantera situationen så bra som möjligt. Om en kollega vill tala med dig kan du skriva ner vad just du tänker på innan ni börjar prata, för att inte riskera att glömma bort det. Du kan också använda hörselskydd eller liknande för att utestänga störningar. Det är lösningar som är resultatet av att kontorsmiljön inte fungerar optimalt för individen.

– På ett organisatoriskt plan kan man införa bra riktlinjer om hur man interagerar. Du kan till exempel skicka ut signaler som säger att nu vill jag inte bli störd. En del använder en vimpel för att markera att de vill vara ifred. Problemet är att många glömmer att ta ner den och då kan andra personer bli osäkra. Det resulterar i att någon går fram och frågar om man är upptagen och då blir jag likt förbaskad störd när jag inte vill bli det.

Många lyfter fram överhörning som en positiv effekt i kontorslandskap.

– Generellt är jag inte så säker på att kommunikationen ökar, som man ofta framför. Det beror på vad man menar med kommunikation. Studier visar att antalet interaktioner ökar, men att mängden känslig information som förmedlas tvärtom kan sjunka.

När du sen ska analysera informationen eller skriva tar det längre tid. Och det blir förmodligen sämre, sa Torkel Klingberg, professor i kognitiv neurovetenskap vid Stockholm Brain Institute på Karolinska institutet (Meetings International 38/2010).

– Man kan tänka sig att saker och ting tar längre tid för att du blir avbruten oftare. Tankeprocessen störs antingen direkt för att någon ställer en fråga eller indirekt när du hör något andra talar om. Man kan också tänka sig att vi människor har en förmåga att efter hand lyckas hantera situationen så att vi inte blir störda, men det beror på vad vi arbetar med. När vi ska mata in data i ett Excel-ark kanske vi inte blir så störda av en konversation. Vi tittar, registrerar rätt siffra, skriver in den och går till nästa.

För vilka är cellkontor bra?

– De som upplever att de har kognitivt krävande arbetsuppgifter blir mindre störda.

Vill de flesta sitta i eget rum?

– Om man frågar personer som sitter i cellkontor vill en klar majoritet fortsätta att göra det.

Det finns de som säger att i dagens kontorslandskap sitter man så tätt att det påverkar arbetsresultatet.

– Så kan det vara. Men även inom kontorslandskap finns det variation. Forskarna är inte eniga om hur kontorslandskap ska definieras. En del använder densitet som mått, det vill säga hur många som sitter inom en viss radie. Christina Bodin Danielsson, forskare på KTH och verksam arkitekt, delar upp dem i små kontorslandskap med fyra till nio personer, mellanstora med 10–24 och stora med fler än 25 personer.

Är det någon av dem som är sämre om man har kognitivt krävande arbetsuppgifter?

– De mellanstora är sämst gällande hälsa, utifrån hennes forskning. Beroende på hur tätt man sätter sina medarbetare, kan man tänka sig att kontorsmiljön påverkar produktiviteten. Men hon har inte tittat på hur kognitivt krävande arbetsuppgifter påverkar produktiviteten.

Jag har föreläst på reklambyråer där copywriters går hem för att skriva för att de inte klarar av att skriva i ett kontorslandskap. Har det inte gått lite långt då?

– Det finns två delar. Å ena sidan är det självklart arbetsgivarens ansvar att se till att man har en bra arbetsmiljö som man kan vara produktiv i. Å andra sidan, när du redan sitter i den där situationen och känner att du inte kan prestera, blir det viktigt att framföra dina synpunkter uppåt i organisationen och försöka hitta strategier så att du kan fortsätta prestera och utan att bli stressad.

Du kanske förväntas debitera x procent av arbetstiden om du ska ligga bra till.

– Det är något man behöver överväga när man accepterar ett arbete. Påverkas jag kanske jag ska fråga arbetsgivaren om det är okej att jag sitter på ett bibliotek eller att jag arbetar hemifrån viss tid.

Eller att man bygger om kontorslandskapet så att de som har kognitivt krävande arbetsuppgifter får egna rum.

– Det är något som arbetsgivaren kan göra. Det finns olika lösningar. Vissa företag har tysta områden eller tysta rum som man kan sätta sig i.

Kan jag som arbetsgivare säga att du har ett kognitivt ansträngande arbete, därför ska du flytta in i ett cellkontor?

– Jag tror att en majoritet av oss skulle bli mindre distraherade i en sådan miljö. Men det finns individuella skillnader.

Flexkontor är en tredje kontorstyp – hur definieras det?

– En definition är att man inte har en fast arbetsstation på kontoret och att man är inte är där eller sitter i möten minst 30 procent av arbetstiden. Oftast tillämpar man en flexlösning i kontorslandskap, men det förekommer även cellkontor. Det ska också finnas backup-rum som man ska kunna sitta och samtala och jobba koncentrerat i.

Är flexkontor ett populärt alternativ?

– Det finns olika svar på den frågan. Mina undersökningar, där jag frågar var man uppskattar att man skulle trivas bäst, visar att det inte är så populärt. Christina Bodin ­Danielsson på KTH, har hittat en positiv effekt på de anställdas hälsa jämfört med kontorslandskap. Hon kopplar det till individens ökade kontroll över miljön: ”Jag har större valfrihet.”

– I vissa studier kan man se att antalet känsliga samtal sjunker om man sitter öppet. Har man något känsligt att säga är det ökad risk att säga det, någon kan helt enkelt höra det om det sitter personer runt omkring.

För några år sedan publicerades en stor metaundersökning i Australien, där man granskat tio vetenskapliga undersökningar. Forskarna konstaterade att stress, konflikter, förhöjt blodtryck och ökad omsättning av personal kan härledas till öppna planlösningar. En förklaring till det är bland annat att privatlivet minskar och att de anställda tappar sin identitet. Miljön är dessutom överstimulerande och medarbetarna blir osäkra för att kollegor alltid kan ha uppsikt över varandra. De höga ljudnivåerna leder också till koncentrationssvårigheter och fler konflikter. Virus och infektioner sprids lättare och medarbetarna blir därför oftare sjuka. Det är en diger lista. Har ni sett liknande resultat här?

– Om man tittar på forskningslitteratur där man jämfört cellkontor och kontorslandskap kan man se vissa av effekterna. Distraktionerna ökar och vissa resultat visar hur hälsan påverkas. En stor dansk studie pekar på risken att vara borta från arbetet är högre om man sitter öppet.

Finns det tillräckligt många tysta rum för de som behöver det?

– Det är svårt att svara generellt, men jag har sett exempel där man inte använder dem för att inredningen är kal, det är dålig täckning och den tekniska utrustningen är krånglig. Någon hade till och med tagit bort borden för att man inte ska stanna länge. Det blir ju kontraproduktivt. Är det brist får man bygga fler tysta rum, inte ta bort funktionaliteten.

På Svenska Dagbladet satt några med hörselkåpor à la byggarbetare när jag var där. Det är väl en ­konstig utveckling?

– Det kan man absolut tycka. Men samtidigt tycker jag att det förmodligen är bättre att använda dem istället för att journalisterna blir frustrerade och stressade. Det är inte deras fel. Det är kontorsmiljön som inte passar deras behov.

Men kan det inte bli så att det blir ett individ­problem? Det har jag själv varit med om.

– Jag tror att det handlar om kultur. Har man förståelse för arbetsmiljöfrågor och kunskap om hur vi människor fungerar tror jag det lättare att förstå att individer har olika förutsättningar och skilda behov. För seriösa arbetsgivare handlar det om att uppmärksamma problemet och tillgodose behoven.