Meetings No 56
Intro
MP i Göteborg bromsar mötesindustrins utveckling
Atti Soenarso: Genomför strategin för mötesindustrin nu.
Cover Story
Bill Bowling, Supervising location manager
Om hur rätt plats driver berättelsen och skapar mötet.
Psykologiska möten
En historia om människans identitet
Hans Gordon berättar om Benny.
Intermission
Understanding Life
From the mouth of the legend.
Sharma
The 10 Best Personal Development Books
Summer reading tips from Robin Sharma.
Radar
Carina Hiller, C View:
Vi utvecklar Stockholm som mötesstad.
Radar
Tecknar du avtal fast du inte får?
Oroväckande klyftor mellan policy och praxis.
Wildhuss
Att införa möteskommunikation
Rikard Wildhuss om hur man bryter vanans makt.
Hjärnkoll
Alf Rehn
Vad händer om man inte kallar till möten?
Kellerman
En ny världsbild
Någon som håller med Kellerman?
platsannonser
nyheter
viktiga möten
Klimatförändringar ger stora effekter för Östersjön
– lokala åtgärder och samarbete nödvändigt.
stora möten
Ytterligare ett fullspäckat år
på Karlstad CCC.
Omvärldsanalys
Resandet i världen
ökade kraftigt under 2017.
Jubileum
Svenska Mässan
fyller 100 år.
på nytt uppdrag
Didier Scaillet
ny vd för SITE och SITE Foundation.
forskning skapar möten som skapar kunskap
Mittuniversitetet
blir partner i Treesearch.
på nytt uppdrag
Maria Larsson
ny CFO för AccorHotels Europa.
Hållbarhet
Så kan transporter flyttas
från lastbil till tåg.
möten skapar event event skapar möten
Mötesforum kring evenemangssäkerhet
till Halmstad.
Framtiden inbokad
Första kongressen värvad
SeaU i Helsingborg.
Länkar
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo

Warning: getimagesize(images/images_issues/mi56/michael-schuller-pressbild.jpg): failed to open stream: Filen eller katalogen finns inte in /home/u/u0480172/meetingsinternational.com/www/articles.php on line 48
Tecknar du avtal fast du inte får?

En ny undersökning från American Express Meetings & Events avslöjar betydande luckor mellan ett företags fastställda policy och hur de anställda gör i praktiken när det gäller hantering av möten och event (M&E). Undersökningen bygger på synpunkter från företagsledare som jämförts med åsikter från mötesplanerarna.

Om det även gäller i Sverige kan vi inte utgå ifrån eftersom de första av de totalt 260 personer (145 mötes- och eventplanerare och 115 företagsledare) som intervjuades kommer från Nordamerika. Men med stor sannolikhet är det ungefär likadant här.

De allra viktigaste resultaten:

  • 51 procent av mötesplanerarna tror att de risker som finns vid genomförandet av möten och events inte får den uppmärksamhet de förtjänar i organisationen.
  • 52 procent av mötesplanerarna har inte en fastställd budget när planeringen av mötet eller evenemanget börjar.
  • 23 procent av mötesplanerarna undertecknar kontrakt, men bara sex procent av företagsledarna svarar att deras mötesplanerare får underteckna skriftliga avtal.
  • 68 procent av cheferna har insyn i alla uppgifter om ett möte som har högsta prioritet, men 85 procent av mötesplanerarna använder fortfarande bara kalkylprogram för att hålla kontroll på sin egen budget.
  • 64 procent av mötesplanerarna har inte någon metod för att spåra mötesdeltagare om en kris inträffar och företaget behöver ha tag i alla sina anställda.

– I en miljö med ökad juridisk kontroll och förhöjd medvetenhet kring säkerhetsfrågor kan självgodhet i planeringsprocessen när det gäller möten och event få allvarliga konsekvenser när vi talar om ekonomi, juridik och varumärke, säger Michael Schüller, Vice President EMEA ­Meetings & Events, American Express.

– Den här undersökningen visar hur viktigt det är för företag att processer och rutiner för mötesplanering formaliseras, dokumenteras och kontrolleras för att minimera företagets risker.

I undersökningen lyfter företagsledare och mötesplanerare fram juridiska frågor som ett av de viktigaste områdena inom mötesplanering. Enligt utredningen tar så många som 37 procent av mötesplanerarna inte fram de avtal som har med planeringen och genomförandet att göra. Det kan bland annat handla om transporter, teknikservice, ljud-, ljus- och bildtjänster, underhållning för granskning och godkännande till den chef som ska göra just det.

En annan stor skillnad som synliggörs är att 23 procent av mötesplanerarna undertecknar avtal i företagets namn trots att de inte har rätt att göra det. I själva verket är det bara sex procent av dem som har rätt att underteckna kontrakt.

Michael Schüller konstaterar att om de här frågorna inte hanteras på ett juridiskt korrekt sätt kan konsekvenserna exempelvis bli ekonomiska sanktioner och att företagets anseende skadas. Men det kan även innebära rättsliga åtgärder.

– Vi rekommenderar våra kunder att utveckla standardiserade rutiner och skapa processer där gällande avtal synliggörs. Det ska också finnas en enkel rutin för vilka medarbetare inom företaget som har rätt att skriva på aktuella avtal.

Undersökningen visar inte oväntat att ekonomi är ett viktigt område och som även mötesplanerare har möjlighet att påverka. Av cheferna svarade 82 procent att en budget rekommenderas eller rent av krävs i början av ett mötes planering. I själva verket fick 52 procent av mötesplanerarna ingen budget när planeringen av mötet påbörjades.

I undersökningen framkom också att många företag verkar slösa bort pengar genom att inte använda befintliga avtalsrabatter eller planerar mötet på ett sätt som innebär att bolaget kan utnyttja lägre priser. Trettiosex procent av mötesplanerarna svarade att det är osannolikt, eller i varje fall inte särskilt viktigt, att utnyttja de möjligheterna. Femtio procent av cheferna sa att deras företagspolicy inte direkt kräver att exempelvis avtalsrabatter måste användas.

Att ha insikt i ett projekts ekonomi är också en betydelsefull fråga, enligt undersökningen. Ändå är 27 procent av cheferna oförmögna att läsa sig till möteskostnaderna, och 32 procent av dem är ur stånd att ens klara av att rapportera in alla möteskostnader.

Enligt Michael Schüller kan små förändringar hjälpa mötesplanerare att maximera sina budgetar:

– Det kan vara användning av ny teknik eller online-verktyg som möjliggör att mötet kan drivas med en budget, hålla koll på faktiska kostnader och utlägg, men också ett beordrat användande av företagskort för att hålla koll på samtliga möteskostnader.

Sextiofyra procent av de undersökta mötesplanerarna och 50 procent av cheferna säger att de inte har en metod för att spåra mötesdeltagare om det uppstår en kris. Sextiotvå procent av planerarna svarar dessutom att de inte heller har tillgång till internationell medicinsk eller säkerhetshjälp.

– Det är viktigt för att mötesplanerare och företaget att ha verktyg och processer på plats för att kunna spåra deltagare i kristider, men också för att få tillgång till backup-information vid tekniska fel. En Standard Operating Procedure, eller i varje fall en plan för att kunna ge anställda vägledning i nödsituationer, bör också finnas och vara på plats samt uppdateras ofta för att kunna spegla aktuella förhållanden och teknologier.

Andra områden som undersökningen omfattade var riskexponering som varumärke, teknik och affärsverksamhet.