Meetings No 56
Intro
MP i Göteborg bromsar mötesindustrins utveckling
Atti Soenarso: Genomför strategin för mötesindustrin nu.
Cover Story
Bill Bowling, Supervising location manager
Om hur rätt plats driver berättelsen och skapar mötet.
Psykologiska möten
En historia om människans identitet
Hans Gordon berättar om Benny.
Intermission
Understanding Life
From the mouth of the legend.
Sharma
The 10 Best Personal Development Books
Summer reading tips from Robin Sharma.
Radar
Carina Hiller, C View:
Vi utvecklar Stockholm som mötesstad.
Radar
Tecknar du avtal fast du inte får?
Oroväckande klyftor mellan policy och praxis.
Wildhuss
Att införa möteskommunikation
Rikard Wildhuss om hur man bryter vanans makt.
Hjärnkoll
Alf Rehn
Vad händer om man inte kallar till möten?
Kellerman
En ny världsbild
Någon som håller med Kellerman?
platsannonser
nyheter
viktiga möten
Klimatförändringar ger stora effekter för Östersjön
– lokala åtgärder och samarbete nödvändigt.
stora möten
Ytterligare ett fullspäckat år
på Karlstad CCC.
Omvärldsanalys
Resandet i världen
ökade kraftigt under 2017.
Jubileum
Svenska Mässan
fyller 100 år.
på nytt uppdrag
Didier Scaillet
ny vd för SITE och SITE Foundation.
forskning skapar möten som skapar kunskap
Mittuniversitetet
blir partner i Treesearch.
på nytt uppdrag
Maria Larsson
ny CFO för AccorHotels Europa.
Hållbarhet
Så kan transporter flyttas
från lastbil till tåg.
möten skapar event event skapar möten
Mötesforum kring evenemangssäkerhet
till Halmstad.
Framtiden inbokad
Första kongressen värvad
SeaU i Helsingborg.
Länkar
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo

Warning: getimagesize(images/images_issues/mi56/alf-rehn-1-by-sara-appelgren.jpg): failed to open stream: Filen eller katalogen finns inte in /home/u/u0480172/meetingsinternational.com/www/articles.php on line 48
Alf Rehn

Alf Rehn, professor i företagsekonomi, är född i Finland och till stor del uppväxt i Sverige. Han började studera vid Åbo Akademi och flyttade till KTH i Stockholm där han disputerade på en avhandling om gåvoekonomier. Han ägnar sig även åt filosofi, antropologi och annat inom företagsekonomi samt har skrivit flera böcker. Idag bor han i Köpenhamn.

Alf Rehn är styrelseordförande i reklambyrån Satumaa som finns i Åbo och Helsingfors. Den arbetar också mot länderna i Baltikum och Ukraina. Han föreläser och jobbar med flera företag på många olika sätt. Han sitter även i styrelsen för Veikkaus, motsvarigheten till Svenska Spel. Ett av hans favoritband är Sex Pistols.

Du har sagt att konferenser ofta samlar de som tycker likadant; vi som förstår. Konferensen har blivit ett sätt att komma bort från de andra, irriterande människorna. Vilka är det som irriterar?

– Det kan vara kunder eller om det är ett vd-möte, de anställda. De är inte där med sina irriterande frågor och sitt gnäll. Här tycker alla likadant och kan få rå om varandra. En sådan konferens kan snabbt hamna i en slags regress där det handlar mer om att inte se det nya, utan att få sina egna föreställningar och vanföreställningar om världen bekräftade.

I den här processen har bekvämlighetszonen en viktig roll.

– Eftersom jag talar på väldigt många möten, konferenser och events brukar jag poängtera att vi tror att bekvämlighetszonen, den här idén om hur vi blir fast i vårt eget tänkande, för det mesta drabbar någon annan. Vi har väldigt lätt för att peka finger åt någon som är i sin bekvämlighetszon. Då kan det vara bra när man träffas på exempelvis en konferens, att poängtera hur lätt det är för en sådan att bli en bekvämlighetszon. Nu menar jag inte att möten och tillställningar per definition är det, men de har en risk att bli sådana.

– Vi far ofta till en konferens för att vi ska utmana vårt tänkande, för att få nya impulser. Det är ett vanligt argument, men samtidigt är mycket som presenteras på den typen av tillställningar sådant som man har en relativt bra bild av. Det är teman som: Vi behöver nytt tänkande, teknisk utveckling går framåt, vissa amerikanska företag är väldigt duktiga. Faktum är att det är mycket som bara upprepas, och som kanske inte är fullt så nytt eller radikalt som vi vill föreställa oss. Vi går dit och får oss presenterat saker som känns igen, som är lagom utmanande.

Vi får bekräftelse på att vi duger …

– Ja, vi blir presenterade för ett case som ska vara hippt, kreativt och radikalt. Vi känner igen det och känner oss lite bättre. Jag har kontroll, jag hänger med. Och när exempelvis den stora innovationsgurun talar och alla skrattar samtidigt och igenkännande skapar det en känsla av gemenskap och tillhörighet.

Kan det bli för trevligt?

– Det finns många olika sätt på vilket ett möte eller event kan bli lite för bra, trevligt och mysigt. Man ska givetvis inte fara på ett evenemang för att känna sig obekväm hela tiden, men jag tror att det är viktigt att man är medveten om de här sakerna. För ett möte kan vara ett tillfälle att ruska om vårt tänkande, att utmana vår bekvämlighetszon, men det kan det bara bli om vi är medvetna om hur vi fungerar. För det går lätt åt andra hållet, vi klappar varandra på ryggarna och tycker att vi som har samlats här är så duktiga, vi som förstår och vi som kan. Det blir ett skapande av vi och de andra, de som inte är här.

– Det här gäller framför allt de två saker jag arbetar mest med, det vill säga kreativitet och innovation. Man skapar en känsla av att vi tror på kreativiteten och innovationen och det är lite av en väckelserörelse. När man kommer tillbaka till jobbet försvinner något av den här varma gosiga, härliga stämningen och man börjar snegla på de andra, de som inte var där, som inte fattar och man börjar projicera sitt obehag på dem. Man tänker att om de bara hade varit där hade de också förstått att det är jag som har rätt. Inget av de här exemplen betyder att det är något fel på mötet i sig. Det är bara ett sätt att tala om att vi också måste vakta på den känsla av konsensus och gemenskap, de positiva känslornas tvångströja, som events kan föra med sig.

Det ställer krav på dem som arrangerar möten? Det kan ju bli obehagligt …

– Det är givetvis lättare och roligare att arrangera något där man minimerar friktionen, där man bara har stoj och gamman och där alla som var med kommer ihåg vilken härlig känsla det var. Men om man exempelvis är vd och vill skapa förändring i en organisation är det inte nödvändigtvis en känsla av tillfredsställelse och gemenskap man egentligen ska sukta efter.

– Gudarna ska veta att jag har talat på många event som jag efteråt upplevt som en bortkastad möjlighet. Man hade ett kort, flyktigt ögonblick chansen att ta tag i vissa frågor som är svåra för organisationen att hantera och för deltagarna att jobba med. Istället för att gå in i det där obehagliga, problematiska och svåra pausar man för kaffe och efter pausen kommer det en ståuppkomiker som pratar om hur lustigt det är att vi missförstår varandra i en organisation. Man hade en chans men slarvade bort den med en feg strävan att optimera behaget och trevnadskänslan.

På en av de största talarbyråerna berättade man att de flesta kunder vill ha talare som är roliga. En talare sa att han kommer in efter middagen, som en chokladbit till kaffet, när vd-n har presenterat sin tråkiga rapport. Folk verkar inte vilja ha annat än roligt om man uttrycker det så.

– Jag vill poängtera att jag varken är humorbefriad eller en fiende till humor. Humor kan vara ett utmärkt sätt att komma väldigt nära obehaget. Man måste ju få folk att släppa garden och det är därför många av de riktigt bra talarna jobbar med humor. För att komma riktigt nära en fråga måste man få människor in i en, inte nödvändigtvis trevnadszon, men en zon där man visar upp för dem hur begränsade de är, genom att vrida och vända på saker, för att få dem att processa budskapet på ett annat sätt. Om jag bara står och skäller på dem för att de är för låsta i sitt tänkande är motstånd det enda jag skapar; ännu en arrogant professor som står och mässar. Man måste komma runt det.

Vilken typ av möten talar du på?

– Mest events. Det kan vara ett internt, där vd-n talar till de samlade trupperna. Men också kundmöten där man bjuder in sina 200 närmaste kunder, underleverantörer etcetera eller möten som branscher eller organisationer anordnar.

– De följer alla i stort sett samma mönster. Man försöker bita sig in i en svår fråga som exempelvis ledarskap, motivation, globalisering eller mångfaldsfrågor. De innehåller alla motstånd i form av problematiska och svåra saker. Men samtidigt försöker man att hantera dem på ett sätt så att man fuskar bort möjligheterna att göra något av det svåra, man är rädd att någon tar illa vid sig.

Om man drar igång processer kanske man måste ta hand om något efteråt.

– Det är förstås viktigt och det måste man snacka med arrangören om. Det är överraskande att folk som ordnar möten och events inte funderar på hur man ska hantera det efteråt. Jag brukar ibland fråga kunder, när de vill att jag ska komma och tala, vad de vill ha för känsla efteråt. Vill ni att folk ska gå därifrån med ett leende på läpparna eller att de ska vara omskakade och mottagliga för att förändra sig? Med andra ord vilken typ av mindspace vill ni flytta folk in i? Det märkliga är att de verkar mest förvånade, de har aldrig tänkt på det tidigare.

– Jag säger att om jag är riktigt bra och folk är riktigt med så kan jag på en timme få folk att bära med sig exakt en tanke ut ur rummet. Om jag är riktigt fantastisk kan jag få dem att komma ihåg det imorgon, men inte i övermorgon. Det är så långt ett tal kan föra dem framåt. Jag frågar hur de har planerat för i övermorgon och det har många inte tänkt på. Det är inte bara att göra ett möte där folk blir tjoflöjt eller omskakade och sen gör man absolut ingenting i organisationen, för man hoppas att de ska komma ihåg budskapet ändå.

Jag talade med en person som arbetat med möten i trettio år, och han tycker att i praktiken har det inte hänt något med mötens innehåll.

– Jag förstår vad han menar och kan till viss del hålla med. Mötets huvudsakliga roll är kommunikation och den är ganska oförändrad sedan de gamla grekerna. De har blivit vanligare att vi organiserar våra verksamheter runt möten, men mötens själ förändras ganska lite.

– Jag har någon gång sagt att möten har blivit mer professionella, men de förändras inte i grunden. Det är i samma tidsspann man talar, det vill säga tjugo, fyrtiofem eller sextio minuter. Det ska finnas en keynote-speaker, något roligt och något provaktivt. Det ska finnas kaffe på platserna A, B och C. Det här är samma, samma. Men vi gör det mycket bättre och det är mer proffsigt idag.

Varför är det så oföränderligt och varför tar det så lång tid innan förändringen inträffar?

– En del av svaret är att människor inte vill ha förändring. Vi vill vara i komfortzonen och avskyr att lämna den. Det är en stor myt att folk skulle tycka om det. De tycker om lagom kreativitet och mysig innovation. De har ett enormt hat och vämjelse inför sann förändring. När jag kommer in och säger att vi skulle kunna göra något riktigt annorlunda och föreslår några saker får jag höra att ”vi måste ha med dessa saker och vd vill ju säga det här”.

Har du själv föreslagit något som du inte fått gehör för?

– Flera gånger. Vid ett tillfälle föreslog vi att ett stort företag skulle ha en djävulens advokat som poppar upp vid ett stort event. Det skulle vara kul med någon som ifrågasatte vd och den inhyrda guruns utsagor. Någon som kommer med ett fem minuters anti-inlägg och som säger att det är bullshit. Svaret var att det låter jättespännande och vi ska tänka på det för ett annat event. Det är den typen av svar man får.

– Jag kan till viss del förstå det. Eventarrangörer vill förstås leverera en kvalitetsprodukt och ta så få risker som möjligt. Tar de risker får de ibland inte ordna fler evenemang. De arbetar med ett antagande om kundens konservatism. Ibland är det ett korrekt antagande, men ibland kanske lite överdrivet om hur ovillig kunden är att testa nya saker.

– Det vi är allra mest rädda för i sådana här experiment är att det ska bli töntigt. Var och en av oss har säkert genomlidit fler än ett möte, nu pratar jag om mindre möten, där man ska leka små lekar för att lära känna varandra. I sådana sammanhang önskar jag mig en machete för att hugga mig fri. Det blir ofta pinsamt och det är en legitim rädsla. Jag förstår att många känner så.

Då är det säkrare att det är som det brukar vara …

– Tänk bara på hur obehagligt det är när man insisterar på att folk inte ska få sitta kvar på samma plats i ett mötesrum. Bara det blir hemskt jobbigt. Jag vill gärna sitta bredvid Ulla från revisionsavdelningen. Vi är inte bara låsta av andra. Vi är låsta av oss själva också i vår strävan att hitta en bekväm och kontrollerad plats.

– Och för att göra det tryggt upprepas samma procedurer på alla stora möten. Det är samma introduktioner och avslutningar. Samma pekningar som visar var kaffet serveras och var toaletterna finns. Kom tillbaka klockan 13.10. Det är som att flyga ungefär.

Vi människor tänker 50 000 tankar varje dag och 90 procent av alla tankar du tänker idag är samma tankar som du tänkte igår. Hur ska man göra för att det ska bli annorlunda?

– När det gäller dig själv måste du fråga om du får tillräckligt med nya impulser. Tvingar du dig in i sfärer där du inte kan falla tillbaka på de rutiner du använder för att lösa de problem du haft tidigare?

– När det gäller möten måste man börja med frågan: Vad är det vi vill åstadkomma? Vill vi bara upprepa en diskussion vi haft hur många gånger som helst och ta in de tryggaste talarna, de vi vet levererar och vet exakt vad de levererar? De absolut populäraste och bäst säljande talarna i Sverige idag är personer som levererar en föreläsning som är exakt likadan varje gång. Den sitter perfekt, de har en bra scenografi, de har räknat ut exakt hur de rör sig på scenen, skämten kommer på precis samma ställen. Den är trygg att köpa för man vet exakt vad man får. Man blir inte överraskad någonstans. Framgången för många i talarbranschen är att de är exceptionellt okreativa. De är inte ett halvfabrikat utan ett helfabrikat. Det gäller framför allt kreativitetstalare, vilket är det mest paradoxala av allt. De mest framgångsrika kreativitetstalarna i Sverige presenterar en färdigförpackad Bullens pilsnerkorv.

Går det mode i hur man genomför möten?

­– Det finns trender i möten. Stående möten var väldigt hippt i ett skede. Ibland har det varit stormöten så att alla skulle få säga sitt, och vid andra tillfällen har små möten varit inne. Men det verkar vara krusningar på ytan, för standardmötet verkar ha en ganska permanent form och det har överlevt väl trots olika modesvängningar.

Alla organisationer har många möten och antalet möten har formligen exploderat de senaste tio, tjugo åren.

– Idag kallar man till slentrianmöten om både det ena och andra. Slentrianmöten har blivit en pest i moderna organisationer. Man kallar till möten för att man inte vet vad som sker om man inte gör det. Vi förväntas säga att möten är viktiga och betydelsefulla. Det är viktigt att kommunicera. Om det kommer en konsult till ett företag och frågar om möten är viktigt, förväntar han eller hon att alla ska ropa ja som en hejarklack. Om de skulle säga nej skulle konsulten se väldigt förvånad ut.

– I stora organisationer och inom offentlig sektor finns det också personer vars huvudsakliga sysselsättning är att glida från möte till möte. De gör egentligen inte så mycket nytta, men eftersom de sitter med i alla möten är det ingen som ifrågasätter om de behövs i organisationen. De är egentligen bara rumskött, kroppar i möten. Då pratar vi inte om möten som något seriöst utan som en sjuka i samhället.

– Det verkar finnas en hel stam som reser runt från seminarium till seminarium. Deras huvudsakliga arbete verkar vara att delta i seminarier, eller som det så vackert heter att nätverka. Man kan fundera på vad det är som hänt med vår värld, när att sitta i möten allt mindre har blivit ett tillägg eller ett stöd till produktivt arbete. Det har blivit en sysselsättning i sig.

Hur tar organisationen tillvara den kunskap dessa handelsresanden i möten får?

– Jag ifrågasätter om de har så speciellt mycket kunskap att vidarebefordra. En del individer som jag stött på glider bara från punkt till punkt och bidrar inte någonstans med speciellt mycket. Men man kan nog tänka sig att det finns personer som helt enkelt aldrig har hittat sin plats och det är bara i de här flyktiga mötena de kan hitta en relevans för sig själva.

– Jag ser nog mer på dem som den moderna organisationens problem. Det vill säga att vi har gjort möten till något som kan bli en legitimering i sig själv. Man behöver inte förklara varför man far till ett seminarium eller varför man ska gå på ett möte. Det har blivit naturligt och normalt. Till och med en så onormal sak som att en person, som inte gör något annat än glider omkring från seminarium till seminarium, så att säga kan hitta sin plats.

Hur skulle du tänka om du skulle skapa ett nytt möte och skaka om deltagarna på något sätt?

– Om vi talar om möten i en organisation har vi alla ett ansvar för att fundera på hur vi ska minimera dem. Hur vi gör dem så smärtfria som möjligt, ser till att vi inte fastnar i lek och gamman utan istället försöker hitta sätt att pusha folk framåt, få saker gjorda med högsta möjliga effektivitet. Och då menar jag inte någon neoliberal effektivitetsmätning.

– När jag jobbar med event managers handlar det mycket om att designa möten så att de blir produktiva, att de leder till en mer bestående förändring och att det inte bara blir den här bekvämlighetszonen. Men å andra sidan blir jag ibland ombedd att ha 45 minuters skoj eller provokation och det är förstås kunden som bestämmer i slutänden.

– När jag jobbar med vd-ar och liknande brukar jag fråga vad de gör för att minimera mängden onödiga möten och att maximera effektiviteten och det positiva i de möten man arrangerar.

– Som professor är jag också chef för institutionen. För det första har jag infört möten som inte är längre än tjugo minuter. Det är en enkel och ganska burdus ram. Jag säger att nu har vi tjugo minuter och på den tiden ska vi komma vidare med det här eller få detta löst. Ibland börjar folk hicka och säga att vi har massor av saker … ”Nej”, säger jag. ”Vi har tjugo minuter. Vi kan sitta här och oja oss eller vi kan försöka komma till en action point.” Om man kan få folk att säga ”det viktigaste är …”, då har man kommit en rejäl bit framåt. Då är det någon som har försökt prioritera, någon har funderat över vad det är som är viktigt på riktigt. Det andra jag gjort är att se över hur mycket de anställda springer på möten. Ibland har jag förbjudit någon att gå på möten. ”Du springer på för många möten och får för lite gjort. Du får säga nej med hänvisning till att jag har förbjudit dig.”

Varför går vi på många möten?

– En av de saker som driver oss människor allra mest är den enorma rädslan för att det egentliga livet händer någon annanstans. Det vill säga du deltar i möten som en slags riskhantering. Du lider när du sitter där, men du har åtminstone inte missat någon viktig information eller något beslut som möjligtvis skulle varit viktigt för dig. Det är en av de mest centrala sakerna. Vi är så oerhört rädda för att missa något.

Hur hanterar du personer som sitter med sina datorer eller mobiler och kollar på något helt annat på nätet?

– Människor är ointresserade av 95 procent av det som händer på ett möte. De sitter där för att få höra om det eventuellt ska dyka upp något som är relevant för dem. På det sättet är mötet den mest ineffektiva organisationsformen vi har. Du tar låt oss säga tjugo intelligenta och produktiva människor och slösar bort 95 procent av deras tid för att de väntar på de fem procent som är betydelsefulla för dem.

– Vi ska inte tro att våra processer är så bra, väluttänkta eller systematiska som vi tror. Tvärtom, de flesta processer vi har i våra organisationer är väldigt klumpiga, men de är tillräckligt bra eller åtminstone inte så usla att vi måste sluta med dem på studs.

Säger du till folk att de ska stänga sina lock på datorerna och stoppa ner telefonerna?

– Om jag driver ett möte försöker jag designa det så att de inte blir så mycket tid att sitta och titta på annat. Jag tillhör inte dem som försöker styra upp det där under mötet.

– När jag är chef och vi har ett högt tempo och alla har ett slags koll så är det bra. Plötsligt märker jag att mötet varvar ner. Det är först en som snabbt kollar i sin telefon, och sen är det två och fyra och så accelererar det. Dynamiken försvinner på ett naturligt sätt. Då brukar jag säga ”tack, vi slutar här”. Om någon säger att vi skulle prata om det eller det, säger jag att då tar vi ett nytt möte där alla är lika vakna som vi var i början på det här mötet. ”Nu sitter folk och tittar på sina telefoner. Det är värdelöst för samtliga närvarande. Den finns ingen hastighet framåt så vi slutar nu.” Det är inte alltid de blir så förtjusta för de hade förväntat sig att någon annan skulle hålla taktpinnen. Och vissa har upplevt det som lite fräckt att jag bara släcker mötet för att de inte är vakna, men som chef måste man ibland fatta den typen av beslut.

Vi har inte talat om rummet, som också påverkar mötet. Det finns exempelvis stora likheter mellan klassrummet och mötesrummet.

– Att sitta i möten är väldigt kroppsligt. Vi lär oss en hållning och att kontrollera våra kroppar i mötesrummet. Och det är intressant från ett maktteoretiskt perspektiv. Vi lär oss redan på universitet hur vi ska bli fogliga mötessittare, ta anteckningar och inte gå på toaletten innan det blir paus.

– För det andra är varje mötesrum uppbyggt på ett visst sätt och som låser in oss på ett visst sätt. De har ofta ett ovalt eller rektangulärt bord, vilket gör att den som sitter längst fram blir ordförande och kontrollerar allt. Man har vissa tekniker, som projektorn, för att fixera en bild längst fram, och det finns en whiteboardtavla. Allt det här är strukturer, teknologier som gör att det blir svårare att bryta mötesformen. Själva rummet definierar mötet. Vi har alltså människor som kontrollerar sina kroppar i kontrollerade teknologiers rum. Och så undrar vi varför möten inte förändras. Det är fruktansvärt många lager av kontroll, så det är näst intill omöjligt.