Meetings No 57
Intro
Affärsturism finns inte
Atti Soenarso: Inga företag skickar ut sina anställda som turister.
Cover Story
Lotten Tegstam Welinder, Ikea
Bra möten kan göra skillnad på sista raden i årsredovisningen.
Psykologiska Möten
Impulser och självbehärskningens konst
Gordon om komplexiteter i vuxna människors möten.
Radar
Svenska universitet lär sig hantverket i mötesdesign
ROI och mötesdesign är en integrerad uppsättning färdigheter.
Intermission
Robert Frost
“The Road Not Taken.”
Sharma
19 Steps to a Victim-Free Company
Are you a victim or a leader?
Radar
Uppgraderad EIBTM
ska generera fler affärer
Hjärnkoll
Tomas Dalström
Skrivandet växer fram i en explosion av ord.
Kellerman
Alla som reser är inte turister
Vad menar Kellerman med ”en viskning bort tidsmässigt”?
platsannonser
Akademikonferens
söker Projektkoordinator till kontoret i Solna.
nyheter
mat och möten
Unik middagsupplevelse i 3D
kommer till At Six i Stockholm
möten är affärer
Zoo och Bakken tar upp kampen
med Tivoli för att locka större publik.
möten är affärer
Jehovas Vittnen
återvänder till Sundsvall.
förädla och förflytta kunskap
Hela Europas
outdoor-industri till Skåne.
hotellnytt
Clarion Hotel Örebro
åter i topp på TripAdvisors prestigefyllda lista.
svenska möten
Nu digitaliseras
mötesbokningar.
hotellnytt
Hotel Hellstens Glashus
firar 1-års jubileum.
flygnytt
Skellefteå Airport
får chartertrafik till Thailand.
Swedish Lapland
Skellefteå Airport
får pris som Årets Möjliggörare.
på nytt uppdrag
Stellan Eriksson
ny ekonomichef på MCI.
Länkar
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo

Warning: getimagesize(images/images_issues/mi57/lotten-tegstam-welinder.jpg): failed to open stream: Filen eller katalogen finns inte in /home/u/u0480172/meetingsinternational.com/www/articles.php on line 48
Lotten Tegstam Welinder
”Vi som arbetar inom den administrativa enheten inom Ikea har möten mellan 35 och 50 procent av vår arbetstid. Bara att förstå vilka kostnader vi rör oss med när det gäller våra möten är en fråga väl värd mycket uppmärksamhet. Bra möten är ett forum för affärsutveckling och kan göra skillnad på sista raden i årsredovisningen.”

Det säger Lotten Tegstam Welinder, global processägare för möten, Group Meeting & Travel, när vi träffas på hennes arbetsplats i det gamla sockerbruket i Helsingborg, där flera centrala staber i koncernen har samlats. Möten pågår överallt omkring oss, och medarbetarna kommer från olika platser över hela jorden.

Hon anser att flera av de affärsresor som görs i många internationella företag kan ersättas med video-, webbmöten och telefon. Säger att vi kan och bör ha en mer kritisk inställning till att alltid välja resan före ett annat sätt att träffas. Det handlar om en beteendeförändring som måste genomsyra företaget uppifrån.

– Den springande punkten är ledarnas inställning. Vill vi förändra, kan vi förändra. Det kräver medvetenhet, ledarskap, kultur och styrning. Förändring är en process och ingen engångsföreteelse. När man trots allt behöver träffas fysiskt gör vi allt för att utveckla att sådana möten blir så bra som möjligt.

Med 301 livsstilsvaruhus i 44 länder och med 139 000 anställda skapas dagligen enormt många interna möten med leverantörer och olika partners. Det gäller exempelvis inköps- och planeringsmöten, möten mellan olika staber och kontor, för att nämna några anledningar till varför möten uppstår.

– Resan är en konsekvens av mötet och inte tvärtom. Resan är ett mål för att nå det fysiska mötet.

De senaste fem åren har virtuella möten utvecklats väldigt snabbt inom Ikea. Sedan år 2008 har de gått från omkring 14 000 webbmöten per år till 140 000 stycken. På 173 platser i världen finns det rum speciellt anpassade för videomöten.

– Det har inneburit stora besparingar som vi kan se direkt i minskade resekostnader. Nu utvecklar vi tekniken vi arbetar med, men självklart även våra medarbetares kunskaper och färdigheter när det gäller att mötas.

Viktiga frågor att ta ställning till och genomföra är att veta när man behöver träffas fysiskt, och därmed måste resa. Fungerar ett virtuellt möte lika bra? Vilken form av virtuellt möte är mest lämpligt?

– Det handlar inte bara om funktionalitet utan även om hur jag skapar ett så bra möte som möjligt. Här kommer vår möteskultur tillbaka, och det gäller att förmå varje medarbetare att själv komma fram till en så bra lösning som det bara går. Inte bara ur ett kostnads- och tidsperspektiv utan även för att balansera jobbet med allt annat i livet.

På frågan om hon tror att virtuella möten någonsin blir större än personliga möten eller om de förblir ett komplement till att träffas i verkligheten, blir svaret att hon är övertygad om att vi inte har uppnått någon optimal mognadsgrad hur vi använder virtuella möten.

– Vi har en bit kvar innan vi upplever att de mjuka delarna, soft skills, tas tillvara optimalt i våra virtuella möten. Hur får jag alla engagerade i mötet, hur skapar jag gemenskap och driv i mötet när folk inte ser varandra? Det är några av många färdigheter som behöver förbättras.

Hon förutspår också en integrering och nya sätt att träffas virtuellt, till exempel genom stora och små hybridmöten.

– Men när det gäller att etablera en relation sker det bäst genom någon form av fysiskt möte. Kemi, dofter, känsel etcetera är svårt att förmedla virtuellt, en blandning är det bästa.

Interna undersökningar inom Ikea visar att ungefär hälften av alla möten tar mer energi än vad de ger. Därför sätts stort fokus på att skapa en möteskultur där medarbetarna är skickliga på att generera effektiva möten med interaktivitet. Möten som reflekterar Ikeas kultur med värderingar som enkelhet och gemenskap, och som dessutom skapar mervärde för affärsutvecklingen.

Inom koncernen pågår även arbetet att göra chefer medvetna om att när de gör affärsplaner och sätter mål samtidigt skapar en mötesstruktur för året. Vad för slags möten behövs, typ av möten, metod och form? Vilka ska delta?

– När vi har kommit så långt ska vi ha en grundläggande koppling mellan möten och vår affärsutveckling. Inte bara genom att enskilda möten är bra och resultatdrivna, utan genom att det finns ett förhållningssätt till möten som innefattar en självklar koppling till organisationens utveckling.

Lotten Tegstam Welinder arbetar inte bara med virtuella möten, utan ansvarar även för att utveckla mötesprocessen globalt, och är samtalspartner till ledningsgruppen för allt som rör möten och resor.

I rollen som regional manager svarar hon för hur implementeringen av strategin ”Meeting the IKEA Way” sköts i omkring tio länder. Det innebär att hon arbetar tillsammans med koncernens Meeting & Travel Coordinators, de finns inom varje lokal organisation och rapporterar till henne.

– Vi är en stabsfunktion som sitter här i huset. Vi arbetar med och förser alla koncernens organisationer med riktlinjer och verktyg för att mötas på bästa sätt. Det fysiska mötet ska inte alltid ersättas, men vi behöver få in fler nyanser av hur vi kan mötas.

– Vi samarbetar tätt och varje regional manager ansvarar för ett tiotal länder. Därutöver har vi även en nära relation med våra olika intressenter inom HR, Finance & Administration och Corporate Communication på global och lokal nivå. Vi har också etablerat en tvärfunktionell organisation, Digital Workplace, som involverar HR, IT, Corporate Communication och Meeting & Travel. Alla verktyg som är digitala och vilka jag som medarbetare kan behöva, täcks av den organisationen.

Stora möten, de kallas ofta för events utanför Ikea, är ett annat område där hon arbetar med att skapa ett gemensamt sätt att genomföra dem, ett ramverk där alla viktiga parametrar är med.

– Det som utgör grunden för möten hos oss är vår möteskultur, där vi arbetar för att varje möte på bästa möjliga sätt ska reflektera företagets kultur och värderingar. Det kan till exempel vara enkelhet, att alla kan ta ledarrollen och att vara kostnadsmedveten.

Lotten Tegstam Welinder började sin karriär som reseledare, främst i Alperna men även på destinationer med varmare klimat. Hon har också arbetat med marknadsföring och projektledning innan hon inriktade sig på organisations- och individutveckling. Dessutom har hon jobbat med coachning, ledarskapsträningar och utveckling av individer, grupper och organisationer.

Inom Ikea har hon arbetat med skräddarsydda utbildningar och aktiviteter samt ansvarat för utvecklingen av företagets interna utbildare. I och med att den globala funktionen för möten och resor växte, och att möteskulturen blev allt viktigare, fick hon möjlighet att jobba med det hon gör idag.

– Givetvis vill vi att alla möten ska ha ett klart syfte och mål och bidra till önskat resultat, men den stora förändringen når vi när vi kopplar ihop arbetet med affärsplanen till en mötesstruktur. Det vill säga att planera ett landskap av möten som genom design, form och metod hjälper till att nå målen.

– Synen på möten behöver revideras för de är ett underskattat managementverktyg. I min kontakt med andra företag visar det sig att de ofta har börjat med att få hela inköpsprocessen och de mätbara delarna inom den på plats. Inom Ikea har vi istället börjat med behovs- och processaspekten och att ändra beteenden för att successivt komplettera med transparens och mätbarhet även för dessa områden.

Inom Ikea är hållbarhet ingen isolerad företeelse utan en attityd som är integrerad i allt medarbetarna gör. Det innebär starkt fokus på miljöarbete och socialt ansvar, men även på exempelvis uppförandekoden hos koncernens leverantörer till de egna varuhusen, som för övrigt allt oftare har solpaneler och egna vindkraftsparker.

Stora möten förläggs i största grad på interna sajter, där Lotten Tegstam Welinders avdelning har etablerat det som internt kallas ”Green Meetings”, vilka inkluderar hållbarhet i alla aspekter, som exempelvis anläggningens lokaler, mat, avfallshantering, material, dokumentation och transporter.

Återigen är det tre frågor som gör skillnad inför vad som sker innan man överhuvudtaget bestämmer sig för att ha ett möte: Ska man verkligen ha mötet? Varför? För vem?

– Här gäller hållbarhet utifrån perspektiv som den mänskliga faktorn. Medarbetare måste också vara hållbara, det vill säga ur perspektivet life balance. Den totala kostnaden är så mycket mer än monetär, den handlar även om tid, motivation och att det känns meningsfullt. Det återkopplar till vikten av att alltid reflektera över varför ett möte ska genomföras, och vad det ska resultera i.

Hon förklarar att utgifter också är relaterade till hållbarhet och att alla kostnader sammanslagna leder till resonemanget om mötet kan genomföras virtuellt. Inom koncernen ser man allt fler exempel på stora möten som tidigare har genomförts fysiskt, men som med stor framgång har gjorts om till interaktiva, virtuella möten.

Internt förs idéer om hållbara, stora möten ut i organisationen genom företagets ramverk för stora möten, samt genom de lokala koordinatorerna på respektive marknad.

När det gäller att tänka Return on Investment, ROI, för möten har Ikea kommit en bit på väg, men här finns mer att göra. Lotten Tegstam Welinder säger att än så länge är resonemanget kring ett tydligt syfte och mål, samt att göra målen mätbara och möjliga att följa upp efter mötet. Det rekommenderas också att man följer upp inte bara beslut tagna under mötet, utan även vad som hände efteråt. Hur påverkades deltagarna? Hur kan man se förändringar/förbättringar?

– Vi samlar på oss kunskap om eventuella mätinstrument, men har inget implementerat i dagsläget.

Under de kommande två åren ska flera förändringar realiseras, vilka innebär ett gemensamt sätt att planera, genomföra och följa upp koncernens stora möten, men även att hitta verktyg som hjälper till att öka mätbarheten och att kunna utvärdera möten och evenemang kvantitativt och kvalitativt.

Det ger mycket att jämföra och utbyta erfarenheter, och många personer inom olika branschorganisationer är oerhört kompetenta och delar bilden av mötet som integrerat i organisationens utveckling och framgång, menar Lotten Tegstam Welinder, som gärna deltar i internationella sammanhang som exempelvis Imex-­mässan i Frankfurt och Fresh-­kongressen i Köpenhamn.

– Det innebär att jag träffar kunniga människor som jag lär mig av, och att jag kan ta med mig kunskap och inspiration som kan omvandlas till aktiviteter och ny kunskap inom Ikea.

Inom GBTA, Global Business Travel Association, ska hon vara med och starta en europeisk meeting committee, där medlemmarna har möjlighet att jämföra och byta erfarenheter, men även får tillfälle att väga samman olika synsätt till en komplett bild av hur man på bästa och mest genomgripande sätt skapar en sund, balanserad och till affären bidragande möteskultur.

– Mitt bidrag blir främst den mänskliga aspekten. Det är vi människor som möts. Om vi vet hur vi bäst planerar för, genomför och följer upp möten så bidrar det till bottom line och välmående i organisationen.

– I Sverige är SBTA, Sveriges Affärsreseförening, ett bra forum för oss att benchmarka i och knyta relationer. Där finns det flera aktörer som också verkar globalt, och det ger mycket att ha ett utbyte med dem.

Lotten Tegstam Welinder inspireras av människor som tänker nytt, djupare och annorlunda. Hon nämner Maarten Vaneste som skrivit boken Meeting Architecture, och Elling Hamso som arbetar med ROI i European ROI Institute.

– Eric van der Groot och Mike de Vijver, som skrivit boken Into The Heart of Meetings, beskriver på ett bra sätt den potential som ett möte innebär när det gäller att planera för att samla människor av en viss anledning och med ett visst mål. Hur gör man det på bästa sätt, och hur får man bästa resultat?

Sommaren 2015 ska Ikea enligt planerna öppna sitt nya kontor och ett nytt hotell i Hyllie, där det nya Malmö växer fram, och 600 nya arbetsplatser skapas. Det nya kontoret intill varuhuset i Svågertorp får många mötesmiljöer.

– Målet med kontoret är att det ska vara ett bra exempel inom koncernen på hur vi kan skapa bra och givande möten, både fysiska och virtuella som bidrar till utveckling.

Innan vi säger hej då nämner Lotten Tegstam Welinder ett av Ingvar Kamprads uttryck som har fått stort genomslag i världen: ”Most things still remain to be done. A glorious future!”

– Det gäller också för mötets utveckling.