Meetings No 57
Intro
Affärsturism finns inte
Atti Soenarso: Inga företag skickar ut sina anställda som turister.
Cover Story
Lotten Tegstam Welinder, Ikea
Bra möten kan göra skillnad på sista raden i årsredovisningen.
Psykologiska Möten
Impulser och självbehärskningens konst
Gordon om komplexiteter i vuxna människors möten.
Radar
Svenska universitet lär sig hantverket i mötesdesign
ROI och mötesdesign är en integrerad uppsättning färdigheter.
Intermission
Robert Frost
“The Road Not Taken.”
Sharma
19 Steps to a Victim-Free Company
Are you a victim or a leader?
Radar
Uppgraderad EIBTM
ska generera fler affärer
Hjärnkoll
Tomas Dalström
Skrivandet växer fram i en explosion av ord.
Kellerman
Alla som reser är inte turister
Vad menar Kellerman med ”en viskning bort tidsmässigt”?
platsannonser
nyheter
viktiga möten
Klimatförändringar ger stora effekter för Östersjön
– lokala åtgärder och samarbete nödvändigt.
stora möten
Ytterligare ett fullspäckat år
på Karlstad CCC.
Omvärldsanalys
Resandet i världen
ökade kraftigt under 2017.
Jubileum
Svenska Mässan
fyller 100 år.
på nytt uppdrag
Didier Scaillet
ny vd för SITE och SITE Foundation.
forskning skapar möten som skapar kunskap
Mittuniversitetet
blir partner i Treesearch.
på nytt uppdrag
Maria Larsson
ny CFO för AccorHotels Europa.
Hållbarhet
Så kan transporter flyttas
från lastbil till tåg.
möten skapar event event skapar möten
Mötesforum kring evenemangssäkerhet
till Halmstad.
Framtiden inbokad
Första kongressen värvad
SeaU i Helsingborg.
Länkar
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo
Sponsor Logo

Warning: getimagesize(images/images_issues/mi57/anna-johansson.jpg): failed to open stream: Filen eller katalogen finns inte in /home/u/u0480172/meetingsinternational.com/www/articles.php on line 48
Svenska universitet tar täten i ROI och Meeting Design

Universitetens avdelningar för mötesplanering har ständigt många möten och evenemang på dagordningen. Det kan till exempel röra sig om examensceremonier, öppna hus för nya och blivande studenter, alumnievenemang, personalmöten och akademiska kongresser.

Anna Johansson, chef för möten och events vid Kungliga Tekniska Högskolan, KTH, i Stockholm, bestämde sig för att göra något för att förtydliga mötets syfte, kvalitet och mätning av resultaten av möten på sin institution. Under 2011 började hon utbilda alla sina medarbetare genom det utbildningsprogram som ROI Institute erbjuder med sin ROI-metodik.

– Det var ett nytt tankesätt och lika mycket en praktisk metod. Det var som om persiennerna äntligen öppnades rakt framför mina ögon, och sedan fanns det ingen återvändo.

Hon säger att ROI-metoden bara behandlar fastställandet av relevanta och mätbara mål och mätning av resultat. Att förvandla mål till goda resultat genom att designa mötets upplevelse var ändå en utmaning. Men en utmaning som också ger KTH verktyg som kanske inget annat universitet i världen har. I varje fall inte ännu.

Till Anna Johanssons stora förvåning hittade hon inte något tillgängligt utbildningsprogram i mötesdesign någonstans. Istället skapade hon en sådan utbildning tillsammans med tre personer verksamma i den internationella mötesindustrin: Eric de Groot, medförfattare till den nyligen publicerade och uppmärksammade boken Into the Heart of Meetings, event designkonsulten Ruud Janssen, och doktor Elling Hamso från Event ROI Institute.

Programmet startade med en tre dagar lång utbildning, vilken har övergått i tre månaders individuell coachning av samtliga deltagare. Därutöver får de en dags specialutbildning i en masterclass, vars syfte bland annat är att skicka ut deltagarna på en ständig resa av kontinuerligt lärande.

Tre andra universitet inbjöds också att delta: Uppsala universitet och Lunds universitet i Sverige, samt Aalto-universitetet i Helsingfors.

Tia Ericsson från Akademikonferens vid Uppsala universitet, och ordförande i Mötesakademin, en sammanslutning av mötesansvariga eller mötesplanerare vid svenska universitet och högskolor, kommenterar den första tredagarskursen:

– Den är en grundläggande introduktion till att bli en mötesdesigner, inte en verktygslåda med mötesformer, tekniker och liknande. I själva verket fanns det inget sådant annat än vad våra föreläsare lade in i själva utbildningen.

– Jag lärde mig att uppskatta mötesdesign snarast som en form av konst, att hämta kunskaper och mentala anteckningar från källor inom mig själv. Där fanns kreativa lösningar som krävs för att möta de specifika mål varje enskilt möte har. Jag hittade verktygslådan inuti mig.

Tia Ericsson konstaterar att hur bra en verktygslåda än är, gör den dig inte automatiskt till en byggmästare. Du måste lära dig hantverket innan du vet vad du ska göra med de verktyg du har fått.

– Nu när jag börjar lära mig hantverket i mötesdesign, kan jag söka efter verktyg för att inspirera mig, och då är de är inte svåra att hitta.

Utbildningsprogrammet lever som det lär, och planeras helt genom tillämpning av ROI-metodiken. Först analyseras de krav och förväntningar deltagarna har på utbildningen och redan då identifieras över fyrtio specifika inlärningsmål.

Uppfyllande av vart och ett av de målen är därefter grunden för konkreta upplevelser av lärande som ingår i den ursprungliga tredagarskursen, den fortsatta perioden med coachning och den avslutande masterclassen.

– Det fick mig att inse att ROI-metodiken och mötesdesign är en integrerad uppsättning färdigheter, säger Eric de Groot. ROI-metodiken fastställer mål och räknar på resultat, men gör inte automatiskt så att mötet blir en effektiv inlärningsupplevelse. Likaså blir mötesdesign utan en strikt uppsättning mätbara mål och resultatmätning bara som en övning utan mål.

I den pågående processen i coachning används verktyget Murally (www.mural.ly) för att enklare kunna samarbeta online. Programmet är fortfarande i sin beta-version, men fungerar redan utan större buggar.

Eventdesigner Ruud Janssen säger att Murally är ett verktyg för visuella människor. Att använda det är som att gå in i ett rum med digitala whiteboards på alla väggar. Varje sida är som en väggmålning.

– För människor som är vana vid att använda konventionella samarbetsverktyg på nätet med listor över dokument och diskussioner, är det en ny och uppfriskande upplevelse att få arbeta med grafik som länkas sömlöst till dokument, videor, diskussioner och andra resurser tillgängliga på nätet, säger han.

Så här långt är både lärare och deltagare nöjda med den första prototypen av utbildningsprogrammet. För att kunna mäta hur framgångsrikt programmet är ska deltagarna ta ställning till tio påståenden som de antingen instämmer i eller inte håller med om.

En femgradig skala indikerar vilken kunskapsnivå av mötesdesign deltagarna har. Från starten låg genomsnittet på 3,3, och redan i den inledande kursen nådde man 3,7. Nu siktar man på 4,0 efter perioden av coaching och masterclassen i december.